Instrukcja zakupów i zlecania usług

Informacje o wymaganym obiegu dokumentów

Informacja wstępna:
Po koniec roku kalendarzowego każda pracownia Wydziału, składa szacunkowe zapotrzebowanie na ew. zakup materiałów, sprzętu, zamówienia usług itp. Zapotrzebowanie to jest wymagane przez administrację uczelni. Jest częścią ogólnego planu wydatków Wydziału a w konsekwencji całej uczelni i służy zaplanowaniu i oszacowaniu wydatków rodzajowych w kolejnym roku kalendarzowym. Składane plany zakupów w żadnym wypadku nie są tożsame z automatyczną ich realizacją.

Jak zrealizować zamówienie – zakup:
Kierownik pracowni lub pracownik chcący zrealizować zakup materiałów lub zamówienie usługi zobowiązany jest wypełnić czytelnie załącznik nr 2

  • W załączniku należy wskazać w odpowiednich polach (zaznaczone na żółto) informacje
    o osobie zamawiającej wraz z kontaktem mailowym i telefonicznym.
  • Należy opisać przedmiot zamówienia, np. zakup farb, odczynników, zakup dysku twardego, zakup monitora, umowa o świadczenie usług, umowa o dzieło. W przypadku umów, należy wpisać przedmiot umowy i nazwisko osoby wykonującej.
  • Należy wpisać szacunkową wartość zamawianego materiału lub usługi. W przypadku zakupów wymagane jest wpisanie kwoty netto. W przypadku umów wpisujemy kwotę brutto z planowanej umowy.
  • Należy wpisać zakładane źródło finansowania zakupu lub usługi, np. środki wydziałowe, badania naukowe i ich numer, inne środki np. Grafika Roku, itp.
  • Należy wpisać numer pozycji z planu zamówień (w załączeniu)
    W zaznaczonych, odpowiednich miejscach należy dokument podpisać z datą.

Załącznik należy złożyć w dziekanacie w celu akceptacji przez Dziekana.

Następnie załącznik kierowany jest do Biura Zamówień Publicznych ASP, gdzie podlega weryfikacji i dalszej procedurze (akceptacja: specjalisty ds. zamówień, Kwestora, Kanclerza). Jeśli załącznik jest zgodny z wymogami formalnymi ASP wraca w postaci zaakceptowanego skanu do Dziekanatu i osoby składającej zamówienie.

Wtedy można realizować zakup lub usługę.
Jeśli dokonujemy zakupu samodzielnie to podstawą do rozliczenia wydatku jest faktura i dołączony do niej skan zatwierdzonego załącznika.
Ważne: Faktura musi być złożona w Dziekanacie w celu podpisania przez Dziekana.

Jeśli przedmiot zamówienia wymaga realizacji w ramach przetargu, np. sprzęt komputerowy, fotograficzny, itp. – realizuje to Biuro Zamówień Publicznych i Dział Informatyczny. Po realizacji osoba zamawiająca lub Wydział jest informowana o możliwości odebrania zamówienia. Jeśli przedmiotem zamówienia jest umowa to w jej przygotowaniu pomaga Dziekanat.

załacznik nr 2